PRÉPARATION A LA DIFFUSION : LE TRAVAIL SUR LES FICHIERS D'ADRESSES

Le choix du fichier

Bien choisir son fichier, et donc définir correctement la cible à atteindre, est la première étape pour augmenter son taux d'ouverture des mailings.

• Quelle source pour quelle opération?
• Quelle qualification du fichier?
• L'interlocuteur est-il qualifié ?
• Le choix de cet interlocuteur est-il pertinent ?
• Quelles sont les possibilités de traitement qu'offre ce fichier ?

La réponse à ces questions permet de choisir un fichier qui correspond à ses attentes.

Le traitement du fichier

Les manipulations effectuées sur le fichier sont des étapes tout aussi importante qui permettent d'éliminer dès l'amont les adresses qui Ne parviendront pas jusqu'au destinataire final.

Le routage

Définition : Effectuer un dépôt dans le circuit postal selon des règles de présentation,
de séquencement et de liassage définies de manière réglementaire

Le tri ou le travail préparatoire

Définition : Confection de liasses (directes ou « à trier ») selon la destination des objets qui seront déposées dans le réseau postal

Le tri dépend :

1. Du fichier de départ
2. Du type de routage

Le travail sur les NPAI

Il existe deux types de NPAI:

1. Les « faux NPAI »: les adresses sont non distribuées car, mal libellées, mal structurées ou mal acheminées
2. Les « vrais NPAI »: Ce sont les adresses des déménagées, des décédés…

Travailler sur les « faux NPAI » :
Pour éliminer les faux NPAI dès l'amont, il faut travailler sur l'adresse, c'est à
dire :
? Restructurer
? Normaliser
? Valider
? Router

Travailler sur les « vrais NPAI » :
Objectif: Éliminer et remplacer les adresses des déménagés à l'aide des
fichiers Estocade et Charade
Fichier Estocade: Fichier des anciennes adresses de particuliers ayant
déménagés et dont le contrat de réexpédition de courrier est échu. Comprend
tous les individus d'un foyer ayant déménagés sur une période pouvant aller
jusqu'à 30 mois glissants

Fichier Charade: fichier des nouvelles adresses des déménagés

Le principe d'élimination:
1) Recherche des doublons entre le fichier de départ et le fichier Estocade
2) Élimination des doublons: les NPAI
Ou remplacement des adresses NPAI du fichier par les adresses du fichier
Charade

Le traitements des adresses étrangères
Sur ce type d'adresse, il est impossible de rechercher les NPAI

Ce qu'il est possible de faire :
Effectuer un validation Ville / Pays
travailler par lot (France, Étranger)

DIFFUSER : DEUX PROBLÉMATIQUES DISTINCTES

L'envoi individuel : diffusion simple: un envoi permet d'atteindre le
destinataire final

L'envoi multiple : double diffusion: diffusion jusqu'à l'intermédiaire et diffusion
en interne

Selon la problématique d'envoi choisie, l'attention doit se porter sur des points
différents :

L'ENVOI INDIVIDUEL

Le choix du conditionnement : film ou enveloppe
Le film

Il existe différents types de film , chacun avec leurs avantages et inconvénients.
Ainsi, en fonction du produit à conditionner, il est important de se poser la question
du film le plus adapté.

Les différents types de film
Le polyéthylène haute densité : HD
Le polyéthylène basse densité : BD
Le polypropylène : PP

Le film : avantages et inconvénients

L'enveloppe

Choisir une enveloppe, c'est choisir:
? Un format,
? Une fenêtre ou pas,
? Une créa,
? Un mode de fermeture

Pourquoi choisir l'enveloppe?
? Une bonne tenue
? L'opacité du papier
? La possibilité de communication à partir d'un petit nombre d'exemplaires
? Une meilleure incitation à l'ouverture
? Des facilités de mécanisation (une enveloppe mécanisable est une
enveloppe à patte trapèze gommée)

Le choix du tarif postal

Le tarif presse
Le régime économique de la presse est réservé par le législateur aux publications
inscrites à la commission paritaire des publications et agences de presse

Les autres tarifs :
Tarifs généraux : lettre, Ecopli
Tarifs spéciaux : Post Impact TS3, Ecopli en nombre, Colieco TS2, Tarifs catalogue

Exemples de tarifs postaux:

La personnalisation

Objectifs:
Faire en sorte que le lecteur se sente concerné, lui montrer qu'on a de l'intérêt pour
lui.

Il ne faut donc pas négliger, au préalable, l'importance du travail de qualification du
fichier pour une bonne réutilisation de l'information.

Les techniques :

De mise en page simple :
? Personnalisation du pavé adresse, des salutations
? Possibilité d'insertions sur des fond de page offset (texte, signature, logo,
filigranes, tableau…)
Les possibilités d'appels sélectifs :
? De fond de page,
? De paragraphes variables,
? De logos, de signatures, d'images
L'Impression numérique variable en couleurs

L'ENVOI MULTIPLE

Dans le cas d'un envoi multiple, il faut préparer son colis de façon à faciliter son
transport jusqu'à l'intermédiaire puis, préparer la phase d'acheminement des
documents de l'intermédiaire au destinataire final.

Optimiser le colisage dès l'amont
= Assurer la phase de préparation des colis pour une meilleure diffusion jusqu'à
l'intermédiaire

Optimisation du poids des colis
Le poids du colis ne doit pas être trop important de façon à ce que chaque personne
qui entre en contact avec l'objet puisse l'acheminer.
Pour ce faire, un logiciel calcule de façon optimale le poids du colis en prenant en
compte les contraintes de manutention et de coût d'acheminement.

Le double étiquetage:
Objectif: faciliter l'acheminement du colis jusqu'au premier destinataire puis faciliter la
diffusion en interne
Pour ce faire, un étiquetage intérieur et extérieur est préconisé.

Le choix de l'emballage
Objectif: assurer le bon état du colis à son arrivée
Les différentes solutions:
- Paquet film thermo-rétracté
- Carton simple ou double canelure
- Possibilité de cerclage complémentaire

Optimiser la diffusion à proprement parler

L'acheminement des colis
= critères de sélection d'une messagerie express
- La fiabilité
- Les délais
- Les tarifs
- Le suivi (tracking)
- La plate forme logistique

Assurer la diffusion vers les destinataires finaux
= assurer la diffusion en interne
Il est important de bien identifier puis prévenir les interlocuteurs.
Il est donc intéressant d'envoyer un pré-mailing dans ce but dès la phase de
préparation de l'envoi.